Preposto in azienda: quando risponde anche senza nomina scritta

Il preposto in azienda non è chi ha firmato una nomina: è chi sovrintende davvero all’attività degli altri. La lettera di incarico è un obbligo del datore di lavoro, non la condizione che fa nascere la figura. Chi esercita di fatto quei poteri assume la posizione di garanzia anche senza alcun atto scritto, per effetto dell’articolo 299 del D.Lgs. 81/2008. È la ragione per cui un capocantiere mai designato viene condannato, e un apprendista designato sulla carta non basta a salvare il datore.

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La figura del preposto è necessariamente legata a formali attribuzioni per iscritto?

No. E la confusione nasce da due norme che vivono su piani diversi.

La prima è l’articolo 18, comma 1, lettera b-bis) del D.Lgs. 81/2008, introdotto dall’articolo 13 del D.L. 146/2021 convertito in Legge 215/2021. Il datore di lavoro e il dirigente devono «individuare il preposto o i preposti per l’effettuazione delle attività di vigilanza di cui all’articolo 19». È un obbligo pieno, sanzionato penalmente dall’articolo 55, comma 5, lettera d) con l’arresto da due a quattro mesi o l’ammenda.

La seconda è l’articolo 299, che chiude il Testo Unico e ne rovescia la prospettiva. Le posizioni di garanzia previste per datore, dirigente e preposto — dice la norma — «gravano altresì su colui il quale, pur sprovvisto di regolare investitura, eserciti in concreto i poteri giuridici riferiti a ciascuno dei soggetti ivi definiti».

Tradotto: la nomina scritta serve all’azienda, non al giudice. Il datore che non individua nessuno commette un reato proprio; ma quel vuoto non lascia scoperta la posizione di preposto, la fa semplicemente ricadere su chi in concreto la ricopre.

Vero o falso: senza individuazione formale non ci sono responsabilità da preposto?

Falso. È l’affermazione che circola nei quiz di formazione e che va letta al contrario. La mancata individuazione da parte del datore di lavoro non sottrae nessuno agli obblighi dell’articolo 19. Aggiunge una violazione a carico del datore e lascia intatta la responsabilità di chi quei poteri li esercita comunque. La Cassazione lo ripete da anni con una formula secca. Gli obblighi di garanzia prescindono «da qualunque formalizzazione del rapporto», radicandosi «sul mero espletamento in linea di fatto» delle funzioni (Cass. pen., Sez. III, 9 aprile 2025, n. 13809).

Chi è il preposto in azienda: l’art. 2, comma 1, lettera e) del D.Lgs. 81/2008

La definizione è una sola, e conviene leggerla parola per parola. Il preposto è la «persona che, in ragione delle competenze professionali e nei limiti di poteri gerarchici e funzionali adeguati alla natura dell’incarico conferitogli, sovrintende alla attività lavorativa». E ancora: «garantisce l’attuazione delle direttive ricevute, controllandone la corretta esecuzione da parte dei lavoratori ed esercitando un funzionale potere di iniziativa».

«Sovrintende e vigila»: cosa significa il funzionale potere di iniziativa

Sovrintendere non è dirigere. Il preposto non decide che lavoro fare né come organizzarlo: quelle sono scelte del datore e del dirigente. Il suo compito è verificare che il lavoro deciso da altri si svolga come previsto, e intervenire quando non accade.

Il «funzionale potere di iniziativa» è la parte che quasi tutti saltano. Non è un potere generico: è la facoltà — e insieme il dovere — di prendere l’iniziativa nel momento in cui vede una deviazione, senza dover chiedere il permesso a nessuno. Un preposto che deve telefonare in ufficio prima di fermare una lavorazione pericolosa non ha quel potere, e la sua designazione è carta. Su questo si gioca tutto il resto: senza poteri impeditivi effettivi non c’è posizione di garanzia, e la responsabilità risale a chi quei poteri li aveva.

Il preposto nella scuola e negli enti pubblici: la stessa regola

Nelle istituzioni scolastiche il datore di lavoro è il dirigente scolastico (D.M. 292/1996, con le particolari esigenze del comparto definite dal D.M. 382/1998). Da lì in avanti la logica non cambia: sono preposti i responsabili di plesso, gli assistenti tecnici nei laboratori, il DSGA verso il personale ATA, i docenti nella vigilanza sugli alunni. Nessuno di loro diventa preposto perché lo dice un decreto; lo diventa perché sovrintende, in concreto, all’attività di altri in un ambiente con rischi propri.

La responsabilità del preposto in azienda: gli obblighi dell’art. 19

L’articolo 19, comma 1 elenca sette obblighi, e la Legge 215/2021 ne ha irrigidito due. Vale la pena scorrerli così come sono scritti, perché ogni lettera corrisponde a una contestazione possibile.

• Lettera a) — Sovrintendere e vigilare sull’osservanza degli obblighi di legge e delle disposizioni aziendali. Se l’inosservanza persiste, interrompere l’attività del lavoratore e informare i superiori.
• Lettera b) — Verificare che accedano alle zone a rischio grave e specifico solo i lavoratori con istruzioni adeguate.
• Lettera c) — Richiedere l’osservanza delle misure di emergenza. In caso di pericolo grave e immediato, dare istruzione di abbandonare la zona.
• Lettera d) — Informare i lavoratori esposti al rischio di un pericolo grave e immediato.
• Lettera e) — Astenersi dal chiedere ai lavoratori di riprendere l’attività finché il pericolo grave e immediato persiste.
• Lettera f) — Segnalare tempestivamente le deficienze di mezzi, attrezzature e DPI.
• Lettera f-bis) — Interrompere temporaneamente l’attività quando la vigilanza fa emergere una deficienza. Poi segnalarla subito al datore di lavoro e al dirigente.
• Lettera g) — Frequentare i corsi di formazione previsti dall’articolo 37.

Quando il preposto deve fermare il lavoro, non solo segnalarlo

Prima del 2021 la lettera f) chiedeva di segnalare. Oggi la f-bis) chiede di fermare e poi segnalare, quando l’anomalia emerge durante la vigilanza. È il passaggio che ha trasformato il preposto da testimone qualificato a soggetto che deve agire sul posto. Chi vede e lascia proseguire non ha adempiuto: ha solo scelto di non usare il potere che la legge gli attribuisce.

Le sanzioni per il preposto: art. 56

Le violazioni sono contravvenzioni, punite «nei limiti delle proprie attribuzioni e competenze». L’articolo 56, comma 1, lettera a) prevede l’arresto fino a due mesi o l’ammenda per le violazioni delle lettere a), c), e), f) e f-bis). La lettera b) prevede l’arresto fino a un mese o l’ammenda per le lettere b), d) e g). Gli importi delle ammende sono soggetti alla rivalutazione quinquennale dell’articolo 306, comma 4-bis: vanno verificati sulla tabella vigente alla data del verbale. Resta poi il piano più pesante, che è quello dell’infortunio. Lì si entra nelle lesioni colpose (art. 590 c.p.) o nell’omicidio colposo (art. 589 c.p.), aggravati dalla violazione antinfortunistica.

Il preposto di fatto in azienda: tre sentenze e un principio

La giurisprudenza recente aiuta più di qualunque schema, perché mostra dove si rompe la catena.

Cass. pen., Sez. IV, 22 aprile 2025, n. 15696. Un lavoratore precipita da otto metri durante la pulizia di una parete stradale e muore. L’imputato si difende con due argomenti che sembrano decisivi: non era mai stato nominato preposto, a differenza di altri colleghi, e quel giorno era a chilometri di distanza. La Corte dichiara il ricorso inammissibile. Era lui il punto di riferimento dei lavoratori, era lui ad avere impartito le istruzioni la sera prima dopo un sopralluogo personale. Tanto basta a radicare la posizione di garanzia, e l’assenza fisica al momento della caduta non la scioglie.

Il secondo caso riguarda chi la qualifica ce l’aveva. In Cass. pen., Sez. IV, 1° ottobre 2025, n. 32520 un operaio pulisce le ragnatele dal soffitto di un edificio comunale. Si mette a cavalcioni su una scala a pioli doppia, senza che nessuno la tenga alla base, e cade ferendosi gravemente. Il capo cantiere era lì accanto, impegnato in altre pulizie. La condanna è confermata: l’attività si svolgeva «palesemente sotto gli occhi» del preposto, che «non poteva non avere visto» il lavoratore salire.

Terzo tassello, ed è quello che chiude il cerchio dal lato del datore. In Cass. pen., Sez. IV, 17 gennaio 2025, n. 2021 la Corte ricorda un limite preciso. «La designazione di un preposto al rispetto delle misure di prevenzione non esonera il datore di lavoro da responsabilità ove risulti l’inidoneità di una misura prevista nel documento di valutazione dei rischi». Nominare qualcuno non è delegare il problema.

La condotta del lavoratore salva il preposto solo se è abnorme

Molti si difendono sostenendo che l’infortunato ha fatto di testa sua. La soglia però è alta: per interrompere il nesso serve una condotta «abnorme», capace di attivare «un rischio eccentrico o esorbitante dalla sfera di rischio governata dal soggetto titolare della posizione di garanzia». Non basta che sia imprudente, e non basta che sia imprevista. Nel caso della scala, pulire un soffitto con l’intonaco ammalorato era operazione logicamente connessa ai lavori in corso: dentro il rischio governato, quindi, e non fuori.

Il caso concreto: dalla riunione della sera prima alla firma sul verbale

Prendiamo il cantiere della sentenza n. 15696/2025 e percorriamolo come se fosse il vostro, un passo alla volta.

Sera precedente. Un uomo fa il sopralluogo sulla parete da pulire, torna in ditta e dice alla squadra come procedere l’indomani. Sull’organigramma della sicurezza il suo nome non compare fra i preposti: altri due colleghi hanno la lettera di incarico, lui no. Nel momento in cui impartisce quelle istruzioni, però, sta esercitando la sovrintendenza dell’articolo 2, comma 1, lettera e). Da quell’istante è preposto, e nessun documento lo dice.

Mattina. La squadra sale a otto metri. I dispositivi di protezione restano nel furgone. Il preposto di fatto è altrove, su un altro lavoro. La lettera f-bis) dell’articolo 19 non ammette la delega a sé stessi: se l’attività richiede vigilanza continua e nessuno la esercita, la lavorazione non doveva iniziare.

Cosa chiedono davvero gli ispettori

Dopo l’infortunio. Gli ispettori non cercano l’organigramma per primo. Sentono i lavoratori e chiedono una cosa sola: a chi vi rivolgevate? Chi vi diceva cosa fare? È il metodo che l’INL ha messo per iscritto nella nota congiunta con la Conferenza delle Regioni del 14 luglio 2025. Si verifica in concreto, caso per caso, «acquisendo sommarie informazioni testimoniali dallo stesso soggetto formalmente incaricato come preposto, dai lavoratori e dai loro rappresentanti».

La firma che avrebbe cambiato la storia

Non è la lettera di nomina, che pure va fatta. È il registro della vigilanza: una riga per lavorazione, con la data, chi c’era, cosa è stato verificato e cosa è stato fermato. Il preposto la firma il giorno stesso, non a fine mese. Quel foglio è l’unico documento che, in un processo, distingue una vigilanza esercitata da una vigilanza dichiarata. Serve a chi vuole dimostrare di aver fatto il proprio dovere, e serve al datore che deve provare di aver scelto una persona capace di svolgerlo.

Idoneità: si può nominare un apprendista o un neoassunto?

Sì, e la risposta è recente. La nota INL–Conferenza delle Regioni del 14 luglio 2025 nasce da un quesito del settore ferroviario. Il passaggio decisivo è questo: «non possa esistere una regola generale che permetta di affermare che lavoratori che hanno solo 12 mesi di anzianità di servizio non abbiano le capacità di svolgere il ruolo di preposto e neppure che l’inidoneità possa basarsi esclusivamente sulla qualifica di apprendista». Il criterio è uno solo. Conta la capacità, di fatto e di diritto, di esercitare i poteri impeditivi di eventi lesivi.

Quel criterio non nasce con la nota. Discende dall’articolo 18, comma 1, lettera c), che impone di «tenere conto delle capacità e delle condizioni» dei lavoratori nell’affidare i compiti. Si appoggia inoltre all’articolo 28, comma 1, che chiede di valutare anche i rischi «connessi alla specifica tipologia contrattuale attraverso cui viene resa la prestazione di lavoro». Designare un preposto è un affidamento di compiti come gli altri, e la regola che governa i ruoli dell’organigramma della sicurezza vale a maggior ragione per chi deve vigilare sui colleghi.

La stessa nota si appoggia a Cass. pen., Sez. IV, 15 febbraio 2024, n. 6790, dove un apprendista era stato designato preposto durante lo smontaggio di un elevatore. La Corte afferma che «l’equiparazione inidoneità-apprendistato non è normativamente sancita», ma conferma la condanna del datore: quel ragazzo era «persona del tutto priva di specifiche competenze» e si limitava a veicolare le direttive ricevute. Il messaggio è a doppio taglio. Nessun divieto per età o contratto; nessuno scudo, però, per chi nomina il primo disponibile.

Negli appalti il preposto va comunicato al committente

C’è poi un obbligo che molte imprese dimenticano. Nei lavori in appalto o subappalto, l’articolo 26, comma 8-bis impone agli appaltatori e ai subappaltatori di indicare espressamente al datore di lavoro committente il personale che svolge la funzione di preposto. Non è una cortesia organizzativa: è una comunicazione dovuta. La sua assenza è il primo indizio che in cantiere quel presidio non esiste.

La formazione del preposto: 12 ore e aggiornamento biennale in presenza

L’articolo 37, comma 7-ter è categorico: le attività formative di preposti e dirigenti «devono essere svolte interamente con modalità in presenza» e «ripetute con cadenza almeno biennale». Il nuovo Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025 ha dato corpo alla regola. Il corso per preposto passa da 8 a 12 ore, l’aggiornamento è di almeno 6 ore ogni due anni, e l’e-learning asincrono non è più ammesso.

Il periodo transitorio di dodici mesi si è chiuso il 24 maggio 2026. Da quella data non esistono più corsi erogati con le regole del vecchio Accordo del 2011, e un attestato da 8 ore con aggiornamento quinquennale non copre più l’obbligo. Chi ha preposti formati prima ha una sola cosa da fare: guardare le date sugli attestati e programmare gli aggiornamenti scaduti.

La domanda che nessuno si pone: chi protegge il preposto che ferma il lavoro?

Tutti gli articoli spiegano cosa rischia il preposto se non interviene. Quasi nessuno affronta il problema pratico che rende quell’obbligo difficile da esercitare: fermare una lavorazione costa soldi all’azienda, e chi la ferma lo sa.

Il legislatore ci ha pensato, in fondo alla stessa lettera b-bis) dell’articolo 18: «Il preposto non può subire pregiudizio alcuno a causa dello svolgimento della propria attività». È una tutela poco citata e molto concreta. Significa che il demansionamento, il trasferimento punitivo o la mancata conferma di un incarico decisi dopo un fermo lavorazione sono atti illegittimi. La stessa lettera prevede inoltre che i contratti collettivi possano stabilire un emolumento per chi svolge la funzione.

Per il datore di lavoro c’è una lettura in più, e conviene farla prima che accada qualcosa. Se il preposto ferma il lavoro e nessuno in azienda gli risponde, la segnalazione dell’articolo 19 ha comunque raggiunto il suo destinatario. Da quel momento il rischio è noto al datore, per iscritto e con una data. Un’organizzazione che tratta i fermi del preposto come un fastidio da gestire sta costruendo, senza accorgersene, la prova della propria consapevolezza.

Cosa fare in azienda, in concreto

Tre verifiche bastano per capire se la vostra situazione regge. Primo: esiste un atto di individuazione dei preposti, per ogni turno, reparto e cantiere, e i nomi corrispondono a chi davvero sovrintende? Secondo: quelle persone hanno il potere di fermare una lavorazione senza chiedere autorizzazione, e in azienda lo sanno tutti? Terzo: gli attestati sono aggiornati alle 12 ore e al biennio previsti dall’Accordo 2025?

Se anche una sola risposta è incerta, il problema non è formale. La differenza fra un’organizzazione che regge in giudizio e una che si sgretola sta quasi sempre nella coerenza tra l’organigramma e ciò che accade in reparto — la stessa coerenza che serve quando si tratta di capire se la nomina dell’RSPP sposta davvero qualche responsabilità. Se volete metterla alla prova, SPL Consulenza affianca le imprese nella gestione della sicurezza sul lavoro e nella formazione obbligatoria dei preposti.

Domande frequenti sul preposto in azienda

Il preposto deve essere nominato per iscritto?

Il datore di lavoro deve individuarlo, e l’atto scritto è il modo con cui dimostra di averlo fatto: l’articolo 18, comma 1, lettera b-bis) è sanzionato penalmente. La qualifica però non nasce dalla firma. Chi esercita di fatto la sovrintendenza è preposto ai sensi dell’articolo 299, anche senza alcun documento.

Un apprendista può essere preposto?

Sì. La nota INL–Conferenza delle Regioni del 14 luglio 2025 esclude qualunque preclusione automatica legata all’apprendistato o a una bassa anzianità di servizio. Serve però che quella persona abbia competenze e poteri impeditivi reali: la Cassazione n. 6790/2024 ha condannato il datore proprio perché l’apprendista designato ne era privo.

Quante ore dura la formazione del preposto?

Dodici ore per il corso iniziale e almeno sei ore di aggiornamento ogni due anni, in presenza oppure in videoconferenza sincrona — che l’Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025 equipara alla presenza fisica — ma mai in e-learning, che per questa figura resta escluso (articolo 37, comma 7-ter del D.Lgs. 81/2008). Il periodo transitorio è terminato il 24 maggio 2026.

Il preposto risponde anche se il lavoratore ha disobbedito?

Di regola sì, salvo che la condotta sia abnorme, cioè estranea al rischio che il preposto era chiamato a governare. La sentenza n. 32520/2025 lo ha ribadito: l’imprudenza prevedibile del lavoratore rientra nei compiti di vigilanza, non li interrompe.

Quanti preposti servono in azienda?

La legge non fissa un numero. Il criterio è funzionale: ne serve uno ovunque ci sia un’attività lavorativa da sovrintendere, quindi per ogni turno, squadra o cantiere dove il datore e il dirigente non sono presenti. Un solo preposto per tre turni è, di fatto, una vigilanza assente per due terzi del tempo.