Fascicolo digitale del lavoratore: cosa cambia con il DL 159/2025 e perché le aziende devono adeguarsi subito

Il fascicolo elettronico del lavoratore è l’archivio digitale in cui, dal 31 ottobre 2025, devono confluire le competenze acquisite con la formazione sulla sicurezza: lo prevede l’art. 37, comma 14, del D.Lgs. 81/2008, riscritto dall’art. 5, comma 1, lett. d), n. 2 del D.L. 31 ottobre 2025, n. 159, convertito con modificazioni dalla legge 29 dicembre 2025, n. 198.

Non è un documento dell’INAIL. Non è un nuovo adempimento sanzionato. E non ha una scadenza di legge al 30 giugno 2026, malgrado quello che si legge in giro.

Sono tre precisazioni antipatiche, perché smontano gran parte di ciò che circola sul tema. Ma un consulente che vi dicesse il contrario vi starebbe vendendo un’urgenza che la norma non contiene — e vi distrarrebbe dall’unico rischio che qui è reale, e di cui parliamo più avanti.

Che cos’è il fascicolo elettronico del lavoratore (FEL)

Il FEL non nasce con il decreto sicurezza del 2025. Esiste dal 2015: lo istituisce l’art. 15 del D.Lgs. 14 settembre 2015, n. 150, uno dei decreti attuativi del Jobs Act, in materia di politiche attive del lavoro.

La sua base informativa è definita dall’art. 14 dello stesso decreto: il sistema informativo unitario delle politiche del lavoro, che costituisce «patrimonio informativo comune» del Ministero del Lavoro, dell’INPS, dell’INAIL, delle Regioni e delle Province autonome e dei centri per l’impiego.

Dentro ci finiscono i percorsi di istruzione e formazione, i periodi di lavoro, la fruizione di provvidenze pubbliche e i versamenti contributivi. Il fascicolo, in sostanza, è la storia professionale di una persona vista dalle banche dati pubbliche che già la registrano.

Lo stesso art. 15 contiene una regola di raccordo spesso trascurata: i riferimenti normativi al libretto formativo del cittadino di cui all’art. 2, comma 1, lett. i) del D.Lgs. 10 settembre 2003, n. 276 si intendono riferiti al fascicolo elettronico del lavoratore.

Il libretto formativo, va detto, non ha mai funzionato. Era previsto dal 2003, il Testo Unico lo richiamava dal 2008, e nella pratica quotidiana delle aziende non l’ha compilato quasi nessuno.

Cosa cambia con il D.L. 159/2025 per il fascicolo elettronico

La novità del 2025 è di raccordo, non di sistema. Il vecchio testo dell’art. 37, comma 14 diceva che le competenze acquisite con la formazione sono registrate nel libretto formativo del cittadino. Il nuovo testo dice che sono registrate «nel fascicolo elettronico del lavoratore di cui all’articolo 15 del decreto legislativo 14 settembre 2015, n. 150, nonché all’interno del fascicolo sociale e lavorativo del cittadino», ai fini dell’inserimento nella piattaforma SIISL.

Il SIISL — Sistema informativo per l’inclusione sociale e lavorativa — è istituito dall’art. 5 del D.L. 4 maggio 2023, n. 48, convertito dalla legge 3 luglio 2023, n. 85, ed è realizzato dall’INPS.

Due passaggi della norma meritano attenzione, perché sono l’unica parte davvero operativa:

• il contenuto del fascicolo è considerato dal datore di lavoro ai fini della pianificazione della formazione;
• gli organi di vigilanza ne tengono conto nella verifica del rispetto degli obblighi del Testo Unico.

Tradotto: il fascicolo non crea un obbligo nuovo, ma rende visibile a chi controlla un obbligo che esisteva già.

Il fascicolo elettronico del lavoratore è dell’INAIL o dell’INPS?

È la domanda più cercata, e la risposta secca è: di nessuno dei due, in senso proprio. Il fascicolo elettronico del lavoratore è un istituto del Ministero del Lavoro, disciplinato da una norma sulle politiche attive (D.Lgs. 150/2015), e vive tecnicamente sulla piattaforma SIISL, la cui realizzazione è affidata all’INPS.

L’INAIL c’entra, ma su due piani diversi che conviene tenere separati.

Primo piano. L’INAIL è uno dei soggetti il cui patrimonio informativo alimenta il sistema informativo unitario delle politiche del lavoro, ai sensi dell’art. 14 del D.Lgs. 150/2015. È una fonte di dati, non il titolare del fascicolo.

Secondo piano. L’INAIL gestisce un’altra banca dati, che con il FEL viene regolarmente confusa: il SINP, Sistema informativo nazionale per la prevenzione nei luoghi di lavoro, previsto dall’art. 8 del D.Lgs. 81/2008 e disciplinato dal D.M. 25 maggio 2016, n. 183. L’art. 8, comma 4 affida proprio all’INAIL le funzioni tecniche e informatiche necessarie al funzionamento del sistema.

Il SINP raccoglie dati su infortuni, malattie professionali e attività di vigilanza, con finalità di programmazione della prevenzione. Il FEL raccoglie la storia formativa e lavorativa del singolo. Due sistemi, due finalità, due enti.

Chi cerca «fascicolo elettronico del lavoratore INAIL» sta quasi sempre cercando una di queste tre cose: il proprio storico formativo (che sta sul SIISL, non su portali INAIL), il fascicolo aziendale assicurativo (che è tutt’altro, e riguarda posizioni e premi), oppure la patente a crediti ex art. 27 del D.Lgs. 81/2008, che si richiede all’Ispettorato nazionale del lavoro.

Il fascicolo elettronico del lavoratore è obbligatorio?

Qui serve una distinzione che quasi nessuno fa, e che cambia completamente la risposta.

La registrazione delle competenze nel fascicolo è prevista dalla legge: l’art. 37, comma 14 usa l’indicativo, «sono registrate». In questo senso è obbligatoria. Ma non è sanzionata, e questo è il punto che ribalta la percezione.

L’art. 55, comma 5, lett. c) del D.Lgs. 81/2008 punisce con l’arresto da due a quattro mesi o con l’ammenda da 1.708,61 a 7.403,96 euro la violazione dell’art. 37, commi 1, 7, 7-ter, 9 e 10. Il comma 14 non è in quell’elenco. Non c’è, e non ce l’ha messo nemmeno il D.L. 159/2025.

Anche l’aggravante dell’art. 55, comma 6-bis — sanzione raddoppiata oltre cinque lavoratori, triplicata oltre dieci — si applica ai commi 1, 7, 9 e 10, non al 14.

Quindi nessun ispettore può elevare un verbale «perché il fascicolo elettronico è vuoto». Può però contestare, e lo fa, la violazione dell’art. 18, comma 1, lett. l), che obbliga il datore di lavoro ad adempiere agli obblighi di informazione, formazione e addestramento di cui agli artt. 36 e 37, e dell’art. 37, commi 1 e 3, sulla formazione sufficiente, adeguata e specifica rispetto ai rischi della mansione.

Il fascicolo vuoto non è l’illecito. È l’indizio che porta a cercarlo.

Serve un decreto attuativo? Cosa manca davvero oggi

Il D.L. 159/2025 non prevede un decreto attuativo specifico per questa misura, e non fissa alcun termine per l’alimentazione del fascicolo. Chi cerca «fascicolo elettronico del lavoratore decreto attuativo» cerca, di fatto, una norma che non è stata scritta.

Manca però qualcosa di più concreto: le specifiche tecniche di interoperabilità che rendano il flusso realmente utilizzabile dagli enti di formazione e dalle aziende. Finché quel canale non è pienamente a regime, il fascicolo di molti lavoratori resta parziale — non per inadempienza del datore, ma per come è costruita l’infrastruttura.

Circolano intanto scadenze presentate come perentorie, la più diffusa delle quali è il «30 giugno 2026» entro cui verificare il travaso dello storico formativo. Quella data non compare né nel D.L. 159/2025, né nella legge di conversione 198/2025, né nell’art. 37 del Testo Unico. È una raccomandazione operativa diventata scadenza per ripetizione.

Una scadenza vera, invece, esiste e riguarda la formazione in sé: l’Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025, pubblicato in Gazzetta Ufficiale n. 119 del 24 maggio 2025, che abroga e sostituisce gli Accordi del 2011 e 2012 ed è pienamente operativo dal 24 maggio 2026, chiuso il periodo transitorio. Ne abbiamo scritto in dettaglio nell’analisi sul nuovo Accordo Stato-Regioni 2025 per la formazione.

Se dovete mettere in ordine una cosa sola entro quest’anno, è quella. Non il fascicolo.

Cosa dice la Cassazione: la prova della formazione è vostra

Qui si arriva al motivo per cui il tema conta davvero, e non è la compliance formale.

La Corte di cassazione, sez. III penale, con la sentenza n. 37312 del 9 settembre 2014, ha stabilito che il datore di lavoro «deve provare di avere ottemperato all’obbligo in questione, in quanto tenuto a compilare un documento sulla formazione del lavoratore» contenente «i riferimenti anagrafici di costui, le ore di formazione dedicate ai rischi, la data della formazione medesima». L’onere della prova è del datore. Non dell’ispettore, non del lavoratore.

Sul contenuto della formazione, la sez. IV penale è stata altrettanto netta. Con la sentenza n. 6301 del 13 febbraio 2024 — un letturista di contatori somministrato, che aveva ricevuto solo il modulo generale di quattro ore mentre la formazione specifica era programmata e mai svolta — la Corte ha affermato che la formazione deve essere impartita da formatori qualificati prima che il lavoratore sia adibito alla mansione, e che l’obbligo «non è surrogabile dalla semplice trasmissione verbale o gestuale di conoscenze da parte dei colleghi più esperti».

L’affiancamento al collega anziano, insomma, non è formazione. È una prassi diffusa e giuridicamente irrilevante. Il tema torna anche nella nostra scheda sui lavoratori somministrati e la mancata formazione.

Più di recente, la sez. IV con la sentenza n. 2021 del 17 gennaio 2025 — consultabile su Olympus — ha ribadito che «il datore di lavoro che non adempie agli obblighi di informazione e formazione risponde, a titolo di colpa specifica, dell’infortunio del lavoratore», e ha precisato che la designazione di un preposto non esonera il datore quando la misura prevista è inidonea. Nello stesso solco si colloca la sez. IV n. 22843 del 17 giugno 2025, sempre sul nesso tra carenze formative e infortunio.

Quattro pronunce, un principio solo: conta la formazione realmente erogata e realmente documentata.

Il caso concreto: cosa succede in azienda il giorno del controllo

Prendiamo la vicenda della sentenza n. 6301/2024 e proiettiamola nel mondo del fascicolo elettronico, perché è lì che si vede cosa cambia.

Un lavoratore somministrato viene inserito su una mansione operativa. Ha svolto le quattro ore di formazione generale. La formazione specifica sui rischi della mansione è a calendario per il mese successivo. Nel frattempo lavora, affiancato da un collega con vent’anni di esperienza. Si infortuna alla seconda settimana.

Arriva l’ispettore della ASL. Prima di chiedere qualsiasi documento cartaceo, apre il fascicolo elettronico del lavoratore: modulo generale registrato, formazione specifica assente. Trenta secondi, e ha già la direzione dell’accertamento.

A quel punto il datore esibisce il registro presenze del corso, gli attestati, il verbale di consegna dei DPI. Sono documenti utili, ma non colmano il buco: la specifica non c’era, e il lavoratore era in mansione.

Segue la contestazione degli artt. 18, comma 1, lett. l) e 37, commi 1 e 3, con la procedura di prescrizione degli artt. 20 e 21 del D.Lgs. 758/1994: prescrizione a erogare la formazione entro un termine, verifica dell’adempimento, e in caso di ottemperanza pagamento in sede amministrativa di un quarto del massimo dell’ammenda per estinguere la contravvenzione.

Chi firma cosa, quando la formazione risulta incompleta

Questa è la parte che interessa davvero, ed è quella che nessuno mette per iscritto:

• il verbale di prescrizione lo firma il datore di lavoro dell’utilizzatore, non l’agenzia di somministrazione, perché l’obbligo formativo sui rischi specifici della mansione resta suo;
• l’attestato di formazione specifica lo firma il soggetto formatore, e da quel momento è il dato che deve risultare nel fascicolo;
• il registro dell’addestramento lo firmano formatore e lavoratore, ed è l’unico documento che prova l’affiancamento strutturato — cioè quello che l’affiancamento informale non è.

Se la formazione fosse stata completata prima dell’adibizione, il fascicolo l’avrebbe mostrata e l’accertamento avrebbe preso un’altra piega. Non perché il fascicolo protegge: perché riflette.

La domanda che nessuno si pone: e se il fascicolo resta vuoto per colpa di altri?

Le guide sul tema si fermano tutte prima di questo punto. Eppure è la sola questione che possa creare un danno concreto a un’azienda in regola.

Il fascicolo elettronico non lo alimenta solo il datore di lavoro. Lo alimentano gli enti di formazione accreditati, i sistemi regionali, le banche dati previdenziali. Il datore governa una parte del flusso, non tutto.

Il che apre uno scenario molto banale: avete fatto la formazione, l’avete pagata, il lavoratore ha l’attestato in mano — e nel fascicolo non compare nulla, perché il vostro ente formatore non ha trasmesso il dato o l’ha trasmesso male.

Chi risponde? Voi. Perché l’onere di provare la formazione, come ha detto la Cassazione nel 2014 e ripetuto da allora, resta in capo al datore di lavoro. L’assenza del dato non è imputabile a voi, ma la mancata prova produce comunque i suoi effetti nel momento del controllo, e ricostruire a posteriori con l’ente formatore richiede tempo che in un accertamento non avete.

Da qui una conclusione controcorrente rispetto a quasi tutto ciò che leggerete: non buttate gli attestati cartacei. Molti articoli sostengono che dal 2026 «il pezzo di carta perde valore legale». È falso. Nessuna norma ha attribuito al fascicolo efficacia probatoria esclusiva, e nessuna ha tolto valore alla documentazione aziendale. Finché il canale telematico non è pienamente affidabile, l’archivio interno resta la vostra prova primaria — e il fascicolo, semmai, la conferma.

Il consiglio operativo è quindi l’opposto della dematerializzazione entusiasta: tenete entrambe le cose, e verificate che coincidano.

Cosa deve fare l’azienda, in concreto

Quattro azioni, nessuna delle quali richiede software o urgenze inventate.

Verificare la coincidenza. Confrontate periodicamente lo storico formativo interno con quanto risulta nel fascicolo dei lavoratori. Gli scostamenti si segnalano all’ente formatore quando sono ancora recenti.

Chiedere conferma della trasmissione. Quando acquistate un corso, mettete per iscritto che il soggetto formatore trasmette gli esiti ai sistemi informativi previsti. È una riga in più nell’ordine e vi evita la ricostruzione a posteriori.

Allineare il calendario alle assunzioni. La formazione specifica va completata prima dell’adibizione alla mansione, non entro un termine di cortesia. Su questo la giurisprudenza non concede margini, e l’Accordo del 2025 ha irrigidito ulteriormente l’impianto.

Conservare la carta. Attestati, registri presenze, verbali di addestramento e consegna DPI: restano la prova che dovete poter esibire. Un sistema ordinato di gestione della formazione — noi lo facciamo con SmartHSE — serve esattamente a questo, cioè ad avere scadenze e documenti sotto controllo prima che li chieda qualcun altro.

Chi deve invece impostare o rimettere in ordine il piano formativo può partire dal nostro catalogo dei corsi di sicurezza sul lavoro. Il tema della responsabilità che resta al datore anche quando delega è approfondito nell’articolo su nomina dell’RSPP e responsabilità del datore di lavoro, mentre le conseguenze penali della formazione carente sono trattate in negligenza sulla formazione e responsabilità legale.

Domande frequenti sul fascicolo elettronico del lavoratore

Il fascicolo elettronico del lavoratore è obbligatorio?

La registrazione delle competenze formative nel fascicolo è prevista dall’art. 37, comma 14 del D.Lgs. 81/2008, quindi sì. Ma il comma 14 non è tra quelli sanzionati dall’art. 55, comma 5, lett. c): non esiste una sanzione autonoma per il fascicolo non aggiornato. Resta invece pienamente sanzionata la formazione non erogata.

Il fascicolo elettronico del lavoratore è gestito dall’INAIL?

No. È un istituto del Ministero del Lavoro previsto dall’art. 15 del D.Lgs. 150/2015 e ospitato sulla piattaforma SIISL realizzata dall’INPS. L’INAIL contribuisce con i propri dati al patrimonio informativo comune dell’art. 14 del D.Lgs. 150/2015 e gestisce un sistema diverso, il SINP dell’art. 8 del D.Lgs. 81/2008.

Come si consulta il proprio fascicolo elettronico?

Il lavoratore accede all’area personale della piattaforma SIISL con SPID o CIE. I datori di lavoro operano tramite i servizi telematici del Ministero del Lavoro, mentre gli organi di vigilanza vi accedono nell’ambito delle proprie funzioni istituzionali.

Esiste una scadenza al 30 giugno 2026?

Non nella normativa. Né il D.L. 159/2025, né la legge di conversione 198/2025, né l’art. 37 del Testo Unico fissano quel termine. La scadenza rilevante per la formazione è semmai il 24 maggio 2026, data di piena operatività dell’Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025.

Gli attestati cartacei servono ancora?

Sì, e vanno conservati. Nessuna norma ha attribuito al fascicolo elettronico efficacia probatoria esclusiva, e l’onere di provare l’avvenuta formazione resta del datore di lavoro secondo una giurisprudenza costante dalla sentenza n. 37312/2014 della Cassazione penale.

In sintesi

Il fascicolo elettronico del lavoratore non è la rivoluzione che vi è stata raccontata, e non è nemmeno l’ennesimo adempimento. È uno specchio: rende immediatamente leggibile a chi controlla quello che avete fatto e quello che non avete fatto in materia di formazione.

Un’azienda che forma davvero i propri lavoratori, e che documenta, dal fascicolo ha solo da guadagnare. Un’azienda che rincorre gli attestati a controllo iniziato scoprirà che ora il buco si vede prima, e da più lontano.